Jõelähtme Vallavalitsuse andmetöötlustingimused ehk privaatsuspoliitika
Privaatsuspoliitika annab ülevaate, kuidas Jõelähtme Vallavalitsus (edaspidi vallavalitsus) kui valla ametiasutus kasutab ja hoiab oma tegevuse käigus saadud isikuandmeid.
Vallavalitsus lähtub põhimõttest, et tema tegevus on avalik ning igaühel on õigus tutvuda asutuse töö tulemustega ja avalikustamisele kuuluvate dokumentidega valla veebilehe või dokumendiregistri vahendusel. Vallavalitsuse ja vallavolikogu määrused on kättesaadavad ka Riigi Teatajas.
Selliste dokumentide ja muus vormis teabe väljastamine, mida avalikes registrites ei avalikustata, otsustatakse konkreetse teabenõude alusel.
Isikuandmete töötlemise alused
Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming.
Vallavalitsus töötleb isikuandmeid seoses avalike ülesannete täitmise või teabenõuete ja selgitustaotluste lahendamisega. Seejuures lähtutakse peamiselt isikuandmete kaitse seadusest (edaspidi IKS), avaliku teabe seadusest (edaspidi AvTS), asutuse sisemise tegevuse korraldamiseks kehtestatud õigusaktidest ja alates 25.05.2018 isikuandmete kaitse üldmäärusest.
Töökorraldusega tagatakse, et isikuandmete töötlemisel riivatakse isikute eraelu puutumatust võimalikult vähe.
Juurdepääsupiirangud ja dokumentide säilitustähtajad
Vallavalitsusse saabunud dokumendid registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris WebDesktop.
Kui vallavalitsusele esitatud dokument sisaldab isikuandmeid, millele avaliku juurdepääsu võimaldamine ei ole seaduse alusel lubatud, kehtestab vallakantselei sellele juurdepääsupiirangu. Dokumendiregistris kuvatakse pöördumise registriandmed, sealhulgas saatja/saaja nimi (avalikus vaates - eesnime ja perekonnanime esitähed). Tundlikuma sisuga dokumendi pealkiri näidatakse üksnes dokumendi liigina (avaldus, teabenõue, vaie). Avalikus vaates dokumendi sisu ei avalikustata. Kui pöördumises on märgitud, et tegemist on avaliku kirjaga, avalikustatakse see dokumendiregistris koos saatja nimega.
Vallavalitsusele arutamiseks ja otsustamiseks esitatud dokumentidele, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang, võimaldatakse juurdepääs vallavalitsuse liikmetele ja vallavalitsuse ametnikele, kes on seotud antud küsimuste lahendamisega ja õigusaktide ettevalmistamisega.
Teabenõude saamisel vaadatakse üle, kas küsitud dokumendi saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti kaetakse kinni isiklikud kontaktandmed, nagu aadress, e-posti aadress või telefoninumber (v.a juhul, kui isik peab kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu kohaldamine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud AvTS §-s 35.
Juurdepääsupiirangute kui ka dokumentide säilitustähtaegadega on võimalik tutvuda vallavalitsuse dokumentide loetelus.
Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastatakse dokument asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida, näiteks kohtueelne menetleja või kohus. Kohtuasjadega seotud dokumentidele kohaldatakse juurdepääsupiirangut vähemalt kohtuasja menetlemise ajaks (AvTS § 35 lg 1 p 19 koos muust seadusest tuleneva sättega).
Rahvusarhiiv on hinnanud kohaliku omavalitsuse õigusaktid, majapidamiste arvestuse dokumendid arhiiviväärtusega dokumentideks. Selliseid dokumente säilitatakse alatiselt ning need kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi.
Pöördumisele vastamine
Isiku pöördumisele vastatakse tema valitud viisil kas telefoni, e-posti või kirja teel. Olenevalt teema delikaatsusest edastatakse vastus krüptitud või krüptimata e-kirjaga. Kui isik soovib vastust saada tavaposti teel, siis vastatakse talle olenevalt teema delikaatsusest kas liht- või tähtkirjaga.
Andmete edastamine kolmandatele isikutele haldusmenetluse raames
Kui haldusmenetluse raames tuleb andmeid edastada kolmandatele isikutele, lähtub vallavalitsus
IKS, haldusmenetluse seadusest (edaspidi HMS), AvTS ja muudest õigusaktidest.
HMS järgi on igaühel õigus menetluse igas staadiumis tutvuda vallavalitsuses säilitatavate dokumentidega, mis on haldusmenetlusega seotud. Dokumentidega saab tutvuda üldjuhul vallavalitsuse tööruumides teenistuja juuresolekul. Vallavalitsus võib keelata toimiku, dokumendi või selle osaga tutvumise, kui selles sisalduvaid andmeid on seaduse kohaselt keelatud avaldada.
AvTS § 35 lg 1 p 2 kohaselt on teabevaldaja kohustatud tunnistama asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks:
- kriminaal- või väärteomenetluses kogutud teabe, välja arvatud vastavalt väärteomenetluse seadustikus ja kriminaalmenetluse seadustikus sätestatud tingimustel avaldatava teabe;
- riikliku järelevalve, haldusjärelevalve ja teenistusliku järelevalve menetluse käigus kogutud teabe kuni selle kohta tehtud otsuse jõustumiseni.
Väärteomenetluse otsuste avalikustamine
Väärteomenetluse läbiviimist reguleerivad üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik (edaspidi VTMS) ja kriminaalmenetluse seadustik.
Väärteoteate esitaja andmed avaldatakse teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust.
Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ette nähtud
korras. Väärteoteate esitaja peab materjalidega tutvumiseks esitama teabenõude, arvestades juurdepääsupiiranguid.
Väärteomenetluse otsused edastatakse e-toimikusse ja sealt on võimalik näha ainult isiku endaga seotud menetlusi.
Isikuandmete avalikustamine Ametlikes Teadaannetes
HMS § 31 alusel avaldab ametiasutus dokumendi resolutiivosa kas üleriigilise levikuga või kohalikus ajalehes või elektroonilises väljaandes Ametlikud Teadaanded. Seda tehakse juhul, kui:
- dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;
- puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;
- haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja see ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.
Ametlikes Teadaannetes avalikustab ametiasutus isikuandmeid juhul, kui seda näeb ette eriseadus
või selle alusel antud õigusakt.
VTMS § 543 alusel võib trahviteate avaldada Ametlikes Teadaannetes, kui isik ei ela registrisse kantud aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning trahviteadet ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada. Trahviteates märgitakse vastutava isiku andmetest tema ees- ja perekonnanimi ning sünniaeg.
Isikuandmete edastamine andmekogudesse
Vallavalitsus edastab andmekogudesse oma tegevusvaldkonnaga seotud andmeid. Kui eraisik soovib teavet, millistesse andmekogudesse vallavalitsus isikuandmeid edastab, tuleb pöörduda teabenõudega otse vallavalitsuse poole.
Valla andmekogud, sh neis kogutavate andmete koosseis, on registreeritud riigi infosüsteemi halduse infosüsteemis (RIHA), andmekogude põhimäärustega saab tutvuda Riigi Teatajas.
Andmekogudes isikuandmeid sisaldavaid osi avaandmetena ei esitata.
Asutusse tööle kandideerijatelt kogutavad andmed ja nende säilitamise tähtaeg
Kandideerijal palutakse üldjuhul esitada CV ja haridust tõendav dokument ning konkursi tingimuste korral motivatsioonikiri. Andmete kogumist teenistujate värbamisel reguleerib Jõelähtme Vallavalitsuse 06.06.2013 määrus nr 5 „Jõelähtme Vallavalitsuse teenistujate värbamise ja valiku kord".
Värbamisest ja valikust tehakse kokkuvõte, mida säilitatakse vallavalitsuse ühtse asjaajamiskorra kohaselt. Kokkuvõte sisaldab teenistuskoha nimetust, kuulutuse avaldamise aega ja kohta, dokumentide esitamise tähtaega, kandideerivate isikute ja intervjuule kutsutud kandidaatide arvu, valiku tegemise kuupäeva ja tulemust koos valikuotsuse põhjendusega ning muud vajalikku teavet. Värbamise ja valiku käigus kandidaatidelt kogutud dokumente säilitatakse 150 päeva valiku lõppotsuse tegemisest, misjärel andmed hävitatakse, v.a juhul, kui kandidaat annab kirjaliku loa dokumentide säilitamiseks. Kandidaadil on õigus saada teavet värbamise ja valiku käigus tema kohta kogutud andmete ning teda puudutavate otsuste tegemise kohta.
Teenistusse kandideerijate andmeid ei avalikustata teistele kandidaatidele.
Õigus tutvuda enda kohta käivate andmetega
Isikuandmete kaitse seaduse kohaselt on isikul õigus tutvuda andmetega, mida asutus tema kohta
valdab. Selleks on võimalik esitada asjaomasele asutusele teabenõue.
Asutusel on õigus keelduda andmetega tutvumise soovi täitmast, kui selline kohustus tuleneb seadusest ja ennekõike, kui see võib:
- kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
- takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
- raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
- ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.
Õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist või andmete kustutamist
Vallavalitsus on huvitatud, et asutusele üle antud ja säilitatav teave oleks õige. Igal isikul on õigus nõuda oma ebaõigete isikuandmete parandamist. Kui vallavalitsusel ei ole enam isikuandmete töötlemiseks seaduslikku alust, võib isik nõuda isikuandmete töötlemise lõpetamist või kustutamist. Kui andmeid töödeldakse (sh säilitatakse) seaduse alusel, siis selliste andmete kustutamist nõuda ei saa.
Teabenõude korras andmete väljastamisel tasu maksmine
Andmete väljastamise eest paberil on vallavalitsusel õigus alates 21. leheküljest nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest.
Järelevalve teostamine
Isikuandmete kaitse seaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud nõuete täitmise üle teostab riiklikku ja haldusjärelevalvet Andmekaitse Inspektsioon.
| Andmekaitsespetsialist | |||